Wat er met je gegevens gebeurt

Wie is verantwoordelijk

Het Kippenhof beslist wie er in de app staat en wat er bijgehouden wordt. Zij is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Met vragen over jouw gegevens klop je in de eerste plaats bij de beheerder van je club aan.

Teamsheet (Stijn Devooght, België) bouwt en host de app en verwerkt de gegevens in opdracht van de club. Teamsheet is de verwerker en gebruikt de gegevens voor niets anders dan de app laten werken. Te bereiken op info@teamsheet.be.

Wat er bewaard wordt

• Wie je bent: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en je stamnummer bij de bond. De beheerder van de club vult dit in, meestal uit de ledenlijst.
• Je thuisadres: enkel omdat de bond het vraagt voor je aansluiting. Alleen de clubbeheerders zien het.
• Je rol in de ploeg: speler, trainer, delegee, penningmeester of supporter; je truitjesnummer en positie.
• Wat je doet in de app: je aanwezigheden, of je in de opstelling stond, je doelpunten en andere statistieken, en wat je betaalde of nog moet betalen aan de ploegkas.
• Meldingen: als je meldingen aanzet, bewaren we het adres van je toestel om ze te kunnen sturen, en een logboek van wat er naar je vertrok.
• Je account: je aanmelding loopt via Clerk (zie hieronder). Wij bewaren enkel je e-mailadres en een koppeling naar dat account, geen wachtwoord.
• Logboek: wie wat wijzigde in de app en wanneer, zodat een beheerder kan nagaan wat er gebeurd is.

Er is een vrij notitieveld bij elke persoon. Dat is bedoeld voor praktische zaken — “rijdt zelf”, “neemt de ballen mee” — en niet voor medische of andere gevoelige informatie. Vraag je beheerder om zoiets te verwijderen als het er toch in staat.

Waarvoor

Om de ploeg te laten draaien: weten wie er zondag is, een opstelling maken, het wedstrijdblad invullen, de kas bijhouden en je een herinnering sturen als je nog niet geantwoord hebt. De rechtsgrond is het lidmaatschap van je club — dit is wat een ploeg nu eenmaal nodig heeft — en voor meldingen op je toestel je eigen toestemming, die je in de instellingen weer intrekt.

Er wordt niets gebruikt voor reclame, niets doorverkocht en niets gemeten over hoe je de app gebruikt. Er zijn geen trackers en geen cookies buiten de aanmeldsessie zelf.

Hoe lang

• Zolang je lid bent blijven je gegevens staan.
• 2 jaar na je laatste seizoen worden ze automatisch anoniem gemaakt: naam, adres, nummer en geboortedatum gaan eruit. Wat de ploeg deed blijft — een doelpunt van drie seizoenen geleden blijft een doelpunt, maar dan op naam van “Oud-lid”.
• Meldingen en mails: het logboek daarvan wordt na 6 weken gewist.
• Het wijzigingslogboek blijft 6 weken staan.

Vertrekt een hele club van het platform, dan krijgt ze haar gegevens mee en wordt alles binnen dertig dagen gewist.

Wie er nog aan kan

Je ploeggenoten zien je naam, je nummer, je aanwezigheden en je statistieken — dat is de bedoeling van een ploegapp. Je e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum zien enkel de beheerders en trainers van je club; je thuisadres enkel de clubbeheerders. Supporters lezen alleen mee.

Om de app te laten draaien, doen we beroep op een paar diensten. Zij verwerken enkel wat nodig is voor hun stuk en zijn er contractueel aan gebonden om er niets anders mee te doen:

• Railway — hosting van de app en de databank, in Amsterdam (EU).
• Clerk — de aanmelding: je e-mailadres en wachtwoord. Clerk is een Amerikaans bedrijf; de doorgifte is gedekt door het EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen.
• Nomeo — verzendt de mails (België).
• Apple, Google en Mozilla — enkel als je meldingen aanzet: zij bezorgen die aan je toestel. Ze zien de inhoud niet leesbaar.

Adressen van sportterreinen worden opgezocht bij OpenStreetMap, en de kalender en de stand komen van de website van de bond. Daar gaan geen persoonsgegevens naartoe.

Wat je kan vragen

Je mag altijd vragen wat er over jou bewaard wordt, het laten verbeteren of laten wissen, en bezwaar maken tegen het gebruik ervan. Je eigen gegevens en je meldingsvoorkeuren pas je zelf aan onder Instellingen. Voor de rest vraag je het aan de beheerder van je club, of aan info@teamsheet.be. Je krijgt binnen een maand antwoord.

Vind je dat er niet goed met je gegevens omgesprongen wordt, dan kan je terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Beveiliging

Alles gaat versleuteld over de lijn. Elke club zit in haar eigen afgeschermde omgeving en ziet niets van een andere club. Wie wat mag zien hangt af van zijn rol. Wachtwoorden bewaren we niet zelf. De databank wordt dagelijks geback-upt. Mocht er ooit toch iets misgaan met je gegevens, dan verwittigen we je club en, als het ernstig is, jou.